Volkswagen Slovakia je součástí koncernu Volkswagen, v Evropě největšího a na celém světě třetího největšího výrobce automobilů.
Řešení OpenText pro bezpapírovou personalistiku přispělo ve Volkswagen Slovakia k významnému zkvalitnění interních služeb HR oddělení, zlepšení vztahů se zaměstnanci a zajištění souladu s GDPR.
Výzvy, se kterými se zákazník potýkal
Papírové osobní složky zaměstnanců uložené na jednom místě s omezenou možností přístupu
Práce s papíry přinášející rizika ztráty a poškození dokumentů
Uchovávání personálních dokumentů výhradně v papírové podobě, obtížné vyhledávání, archivace i skartace dokumentů
Komplikované zajišťování souladu archivu s legislativními požadavky, jako je například GDPR
Přeplněný archiv papírových dokumentů
Složité řízení a ochrana přístupu k personálním dokumentům
Poskytnutá řešení a služby
OpenText Employee File Management
OpenText Records Management
Digitalizace dokumentů
Realizace
Nasazení standardního řešení
Celý projekt byl realizován s využitím standardního řešení OpenText Employee File Management, které zajišťuje přehlednou organizaci a okamžitou dostupnost všech důležitých personálních dokumentů v elektronické složce zaměstnance.
Rozšíření o inovace
Při analýze požadavků bylo řešení doplněno o několik „smart“ funkcionalit, jako například využití QR kódů pro automatické ukládání naskenovaných pracovních smluv.
Soulad s GDPR
V roce 2020 bylo řešení rozšířeno o modul Records Management, který zajišťuje, aby byly osobní informace v personálních dokumentech spravovány a skartovány v souladu s GDPR legislativou.
Přínosy našeho řešení
Bezpečný přístup k personálním dokumentům odkudkoliv díky centrálnímu uložení v elektronické podobě a nastavení požadovaných oprávnění
Automatické uložení dokumentů bez nutnosti manuálního zařazení díky QR kódu na formulářích generovaných ze SAP
Výrazné snížení nákladů na fyzický archiv
Zrychlení dostupnosti dokumentů díky parametrickému vyhledávání
Výrazné snížení administrativní zátěže HR oddělení
Soulad s GDPR díky hlídání skartačních lhůt a poloautomatickému výmazu dokumentů z archivu
Volkswagen Slovakia, a.s. patří mezi nejvýkonnější společnosti na Slovensku, kde působí již od roku 1991. Ve svých závodech zaměstnává tisíce zaměstnanců, kteří jsou nenahraditelní v segmentu výroby automobilů.
V bratislavském závodu vyrábí osobní automobily nejvyšší třídy jako Porsche Cayenne, Audi Q7, VW Touareg a v martinském závodě vyrábí komponenty pro své vozy. Volkswagen Slovakia je součástí koncernu Volkswagen, v Evropě největšího a na celém světě třetího největšího výrobce automobilů.
Více na www.volkswagen.sk
