Stručné představení zákazníka
Volkswagen Slovakia, a.s. je součástí koncernu Volkswagen, v Evropě největšího a na celém světě třetího největšího výrobce automobilů. Více na www.volkswagen.sk.
Realizované řešení
Projekt pro bezpapírovou personalistiku představoval ve skutečnosti implementaci řešení OpenText Employee File Management (EFM) pro přehlednou organizaci a okamžitou dostupnost všech důležitých personálních dokumentů v elektronické složce zaměstnance.
Důvody proč se zákazník rozhodl pro nasazení řešení EFM
Projekt bezpapírové personalistiky byl zařazen do projektového plánu v rámci celokoncernového projektu „Spitzenpersonalarbeit“, který měl přinést inovace do personální práce tak, aby se personalisté více přiblížili k zaměstnancům, a tím mohli řízeně poskytovat kvalitnější interní služby na podporu personálního řízení společnosti.
Zákazník se v rámci projektu rozhodl řešit následující překážky:
- Spisy byly koncentrované na jednom místě s omezenou možností přístupu pro všechny závody, samotná práce s papírovým dokumentem nesla rizika ztráty nebo poškození dokumentů.
- Uchovávání personálních dokumentů výhradně v papírové podobě poskytovalo omezené a pomalé možnosti hledání v šanonech a archivu.
- Personální dokumentace nebyla vždy zcela správně zařazena, některé dokumenty se ztrácely, část z nich zůstávala ve firemní poště.
- Uložení papírových dokumentů ve fyzickém archivu bylo nákladné. Papírové dokumenty jsou navíc náchylné na opotřebování a zničení.
- Chyběla ochrana přístupů k papírovým dokumentům.
Všechny tyto překážky lze velmi efektivně vyřešit nasazením řešení EFM, zvláště když společnost Volkswagen Slovakia používá pro zpracování personální agendy SAP modul HCM.
Nativní integrace řešení EFM do prostředí SAP, přímá návaznost na transakce HCM modulu a možnost nastavení uživatelských pohledů i na dokumenty a data bez vazby na tento systém výrazně zjednoduší administrativní práci HR oddělení. Součástí řešení je i zajištění digitalizace dokumentů (dávkové naskenování, vytěžení potřebných údajů pomocí OCR technologií a jejich následné předání systému SAP), elektronická archivace velkého množství dokumentů v souladu s legislativou a možnost propojení s workflow systémy či zaměstnaneckým interním portálem.
Průběh implementace řešení EFM
Projekt byl zahájen předimplementační analýzou, kde došlo k definici potřeb a očekávaní Volkswagen Slovakia od nasazení řešení EFM. Dále byly mapovány a zafixovány stávající procesy a tam, kde nové technologické řešení umožňovalo zrychlení nebo zefektivnění práce, byly navrženy změny.
Vlastní implementace probíhala částečně na agilní bázi, kdy byl použit interaktivní přístup umožňující klíčovým uživatelům vyzkoušet si systém už v průběhu samotné implementace. Díky tomu uživatelé poznali řešení EFM již před přechodem do testovací fáze a při testech se pak mohli zaměřit na testy konkrétního chování systému a na zátěžové testování. To bylo rozhodující pro plynulý přechod do produktivního užívání.
Jak dlouho projekt trval a kdo se ho účastnil
Celý projekt včetně předimplementační analýzy trval 7 měsíců – od listopadu 2013 do května 2014. Projekt byl implementován pro závod, který zaměstnává 8 000 zaměstnanců a personální agendu zpracovává 20 personalistek. Do vlastního projektu se zapojili na straně zákazníka projektový manažer, vedoucí personálního úseku a 6 personalistů. Na straně dodavatele tj. Sabris pak pracoval architekt, vedoucí projektu, 2 konzultanti a 1 programátor.
Rozšíření o inovace
Při analýze požadavků zákazníka a jejich porovnání se standardním řešení byla implementace rozšířena o některé inovace, pro jejichž zahrnutí do projektu byly buď využity standardní rozšíření, nebo se jednalo o modifikace, nebo zásah do dalších komponent SAP modulu HCM – jako např. tisk formulářů.
A čím konkrétně bylo standardní řešení vylepšeno?
- Použitím QR kódu, který nese více informací než kód čárový. Tisk QR kódu na formulářích generovaných přímo ze SAP totiž umožňuje automatické uložení naskenovaného dokumentu do EFM bez nutnosti dalších zásahů.
- Vzhledem k tomu, že archivace dokumentů s QR kódem probíhá na pozadí, byl dovyvinut kontrolní program, který zabezpečuje kontroly správnosti připojení dokumentu a upozorňuje na možné chyby.
- Vytvořením vazby digitalizovaného dokumentu na papírový archiv. Byl vytvořen nový zákaznický atribut „číslo krabice“, který udává, kde je dokument v archivu fyzicky uložen. K označení krabic se používají čárové kódy a personalistka si tak kdykoli může vygenerovat seznam archivovaných dokumentů zaměstnance s hodnotou čísla krabice. Personalistka si samozřejmě může spustit report, kde přehledně k zaměstnanci vybere typy dokumentů s vazbou na krabici, v kterém je dokument uložen v archivu. Report jenom odešle na oddělení archivace se žádostí o dokumenty, což urychlí i samotné dohledání dokumentu.
Výhody a přidaná hodnota pro zákazníka
- Zrychlení přístupu k nejaktuálnějším informacím s možností bezproblémového vyhledávání.
- Snížení úložných a registračních nákladů na uchování dokumentů po dobu 30 let.
- Archivované složky či jednotlivé dokumenty jsou okamžitě přístupné na základě přidělených oprávnění.
- Na stejný dokument může nahlížet více lidí ve stejném čase bez ohledu na lokalitu.
Zhodnocení projektu
„Tento úspěšný projekt nás jako dodavatele i našeho zákazníka mnohému naučil a především potvrdil, že pokud se sejdou lidé na obou stranách jako jeden tým, který má dobré nápady, chuť věci měnit a odhodlání hledat výzvy v řešení překážek, přináší spolupráce a realizace projektu velké benefity.“ Ondrej Poliak, vedoucí projektu, Sabris, s.r.o.
A co jsme se tedy naučili?
- Naučili jsme uživatele používat více softwarových komponent díky jejich „bezešvému“ propojení. Jedná se o SAP, EFM, OT EnterpriseScan, OT Windows Viewer, OT Archiv v jednom integrovaném systému.
- Jako přímý dodavatel pro zákazníka nesrovnatelné velikosti jsme zabezpečili koordinaci a systémovou integraci s jeho dalšími dodavateli software a s nimi spojenými službami.
- Konstruktivní hledání řešení nových požadavků je možné i za cenu úpravy standardu technologického řešení.
- Atmosféra spolupráce na projektu pozitivně motivuje všechny zapojené účastníky k tomu, aby se projekt posouval kupředu a nevznikalo zbytečné zdržení dlouhým vyjednáváním a vzájemným oponováním.
- Odborník nemusí být nejlepší mluvčí nebo prezentátor, ale důležité jsou nápady a odborná expertíza.
- Kompetentní vedení projektu na obou stranách je nevyhnutelnou podmínkou úspěchu.
Pokud vás řešení EFM zaujalo nebo byste se rádi dozvěděli o konkrétních možnostech inovací v oblasti řízení lidského kapitálu (HCM) ve vaší společnosti, obraťte se na nás.
